Blog
[Artikel ini pertama-tama ditulis pada 19 April 2015, dan telah diperbaharui pada 09 Agustus 2017]
Sama ketika kita menghadiri sebuah meeting, biasanya ada etika-etika yang harus kita jaga. Demikian juga jika mengikuti meeting melalui telekonferensi (Conference call).
Bayangkan jika anda sedang konsentrasi mendiskusikan pokok persoalan dalam sebuah meeting tiba-tiba teleppon genggam salah satu peserta berbunyi, tentunya akan mengganggu semua peserta meeting. Atau bisa saja ada peserta yang terlambat atau lupa membawa materi, semua itu akan menjadi gangguan proses berjalannya meeting.
Untuk itu, ketika mengikuti percakapan melalui layanan telekonferensi (conference call), demi menjaga kelancaran percakapan, sebaiknya anda menjaga etika-etika seperti berikut :
- Mempersiapkan diri sebelum tanggal dan waktu telekonferensi. Pastikan bahwa anda ingat kapan telekonferensi akan dilakukan dan letakkan nomor telepon dan pin telekonferensi di tempat yang mudah anda lihat agar anda tidak sibuk mencari-cari pada saat-saat terakhir telekonferensi akan dimulai.
- Melakukan sambungan telepon beberapa menit sebelum telekonferensi di mulai. Pastikan anda tidak terlambat masuk ruangan telekonferensi, terutama jika anda akan berkontribusi dalam percakapan. Jangan buat peserta lain harus menunggu karena anda terlambat masuk ruang telekonferensi.
- Gunakan tombol mute ketika anda tidak sedang berbicara. Dengan mengaktifkan fitur mute pada telepon, anda akan mencegah masuknya suara-suara yang dapat mengganggu peserta lain seperti suara nafas anda suara-suara lain yang ada di sekitar and.
- Sebutkan nama sebelum berbicara. Karena peserta telekonferensi tidak berada dalam satu ruangan yang sama dan tidak dapat melihat satu-sama lain, sangat penting agar peserta lain tahu siapa yang sedang berbicara agar mereka dapat memahami apa yang anda bicarakan berdasarkan konteks siapa anda. Bahkan jika telekonferensi melibatkan beberapa orang dari berbagai grup atau divisi yang berbeda yang belum pernah bertemu muka sebelumnya, sebaiknya anda juga menyebutkan grup atau divisi anda sebelum mulai berbicara.
- Mempersiapkan bahan atau topik diskusi. Sama seperti mengikuti meeting konvensional, anda juga harus mempersiapkan diri seputar topik diskusi atau pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan agar jalannya telekonferensi tidak terganggu karena kurangnya persiapan.
- Pastikan suara latar belakang anda seminimal mungkin. Kecuali anda tidak punya pilihan lain, carilah tempat yang sepi dan minim suara untuk melakukan telekonferensi. Karena suara latar belakang seperti suara musik, suara anak-anak bermain dan berlari atau sudara kendaraan lalu lalang di jalan akan sangat mengganggu konsentrasi peserta lain dan mereka akan sulit memahami apa yang anda bicarakan.
- Tetap memperhatikan. Pada saat mengikuti telekonferensi akan banyak gangguan yang bisa mencuri perhatian anda seperti suara email masuk, telepon anda berdering, rekan kerja yang bertanya sesuatu dan lain-lain. Jangan sampai anda tidak menyadari jika ada peserta telekonferensi yang sedang bertanya kepada anda. Dan janganlah jadi orang yang terus menerus meminta peserta lain mengulang apa yang mereka bicarakan hanya karena perhatian anda sering terganggu.
- Pastikan anda menerima sinyal dengan baik. Jika menggunakan telepong genggam, anda harus memastikan bahwa anda berada di lokasi yang dapat menerima sinyal dengan baik agar suara anda dapat terdengar dengan jelas dan sebaliknya. Selain itu untuk menghindarkan hubungan telepon anda terputus dan anda akan tertinggal sebagian percakapan.
- Mengikuti agenda yang ada. Sebelum melakukan telekonferensi biasanya ada agenda yang akan dibicarakan. Usahakan agar anda fokus pada agenda yang ditetapkan. Jika ada hal-hal yang ingin anda bahas lebih lanjut diluar agenda, maka sebaiknya anda tahan terlebih dahulu untuk percakapan berikutnya.
- Menunjuk moderator. Dalam setiap percakapan telekonferensi sebaiknya ditetapkan seorang moderator yang bertugas untuk memastikan agar semua peserta mendapatkan jadwal dan agenda telekonferensi serta menjaga percakapan semua peserta agar tidak keluar dari agenda yang ditetapkan.
Semoga etika rapat yang telah dipaparkan di blog ini telah membantu para Kongkowers untuk mengadakan meeting atau telekonferensi yang etika yang sesuai dengan dunia bisnis pada saat ini.
